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¿Qué necesidad real tengo? hay que saber o calcular el volumen de copias que voy a hacer al mes. Parece una cosa un poco extraña pero hay que saber o aproximar el volumen de trabajo mensual pues esto determina la velocidad de la máquina, lo que nos dice el trabajo real que puedo hacer. Para ilustrarnos mejor voy a contar el caso de una papelería que compro una multifuncional láser pequeña. (Por su costo tan barato en el mercado) Al día siguiente ya necesitaban tóner, cada botella de tóner para esa máquina era más o menos para 2.000 copias. Haciendo la cuenta a ese paso sacarían 10.000 copias a la semana, o sea 40.000 copias en un mes. Esto es lo que hacen las máquinas de 50 copias por minuto en adelante. A este ritmo la máquina se quemará o dañara en unos cuantos días.

En otras palabras necesito saber mis necesidades para acomodarme con la máquina que realmente necesito.

¿Necesito color o con blanco y negro me sirve? La diferencia de precio en compra es grande, pero más grande es en el costo por copia. Aquí puede ser de 9 o 10 veces más cara la copia (impresiones) en color que la de B/N. Y tener en cuenta que si fotocopias un documento en blanco y negro con un punto en color la fotocopia se cuenta como color. Asegurarse de la necesidad del color, y si es totalmente necesario, mejor comprar una máquina solo para color. Además las maquinas a color son para un uso menos constante, por esto son de trabajo más liviano.

¿Cuál es el costo por copia? Este es uno de los aspectos más importantes ya que la mayoría solo tiene en cuenta el valor del tóner y lo divide por el rendimiento aproximado de copias, sin informarnos que los estudios de rendimiento los hacen basados en una cobertura del 5% para negro, como quien dice, una hoja carta la divido en 100 partes y de esas 100 solo imprimo en 5 de ellas. Además se le debe sumar el valor de la hoja de papel y de otros insumos que a la hora de comprar una fotocopiadora, casi nadie nos habla de ellos.

¿Merece la pena comprar nueva o de segunda? Al momento de invertir nuestro dinero hay una frase que viene al caso,  la frase de las abuelas: “la mejor marca es nuevo”. Pues de esta decisión depende que  toque realizar mantenimiento, reparaciones o compra de repuestos más  seguido. Debemos tener en cuenta  que  hay casos en los que no se distingue a simple vista una nueva de una de segunda, y que los contadores se pueden resetear. Hay gente sin escrúpulos en todos los gremios.

¿A quién le compro? Para responder esta pregunta no solo importa el precio  sino otros factores como capacitación, garantía, y disponibilidad de insumos. No caer en la tentación de empresas que ofrecen pólizas anuales de mantenimiento,  que más que una solución, son como  unas cadenas que solo nos atan y sirven para quedarse con nuestro dinero.